Reunirse con sus clientes puede traer una presión a veces extrema, por supuesto dependiendo del tipo de clientes, finalmente el cliente siempre tiene la razón según dice el refrán popular , es el que nos contrata por nuestro trabajo y debemos entregarle un producto acorde a lo que esta pagando , claro esta, el cliente ha decidido contratarte por tu conocimiento y tu experiencia para su proyecto y debe escuchar tus recomendaciones aunque no siempre sea sencillo explicar un tema complejo tecnológicamente cuando el cliente no tiene suficiente conocimiento en el área o tiene ideas muy superficiales del tema. Así sea tu primera reunión con tu cliente o tu cincuentava , hay algunos puntos que se deben siempre considerar para tener una reunión exitosa y lograr los objetivos de esta.

Plantea una agenda

Cada encuentro que tiene con los clientes debe tener una agenda, incluso si solo esta en tu cabeza. Las reuniones se realizan por una razón, y hay ciertas cosas que deben ser abordadas . Pregunte a su cliente cuál es el propósito de la reunión es ( si ha sido el que la ha solicitado) para que tengas una idea clara de lo que se necesita lograr . si has sido tu el que la ha solicitado ten tus puntos anotados y listos para conservarlos, recuerda que el tiempo es dinero.

Asegúrate de reunirte con las personas claves de tu proyecto

Necesitas asegurarte de que las personas que han sido invitadas a la reunión sean las personas claves y que toman las decisiones de los temas que abordaran en la agenda , sin ellas seguramente no se alcanzaran las metas de la reunión y quedaran muchos puntos inconclusos y sin respuesta.

Si el tema de tu reunión involucra personas con conocimientos específicos y poder de decisión en el proyecto asegúrate que estén presentes antes de entrar en el tema , así te evitas el riesgo de entrar futuros ciclos de seguimiento estériles.

Plantea Metas especificas

Esto va ligado directamente con tu agenda , plantea metas especificas para cada punto de tu agenda , incluyendo si es posible , tiempos de realización de cada tarea , responsables de cada proceso y recursos que serán necesarios para cumplir estas metas , en caso de ser necesario plantea nuevas reuniones donde se involucren los responsables de estos procesos , proveedores y personal de entes públicos o privados involucrados en el proyecto.

Haz las preguntas correctas

En las reuniones iniciales de cualquier proyecto , parte del objetivo sera reunir información del cliente, su actividad principal , su posición actual y futura en el mercado, los alcances del servicio que están contratando con tu empresa y cuales son sus metas , eso te dará una visión mas amplia de la situación actual de tu cliente.

El objetivo es tener suficiente información para presentar tus ideas y propuestas y así conseguirías saber lo que realmente quieren y lo que necesitan , en muchos casos estos no tienen claro lo que quieren , solo desean un producto similar a alguno de su preferencia pero no saben exactamente como llegar hasta allá , hacer las preguntas correctas te ayudara a llegar a una conclusión de sus necesidades y a una propuesta de negocios exitosa.

Prepárate antes de la reunión

La preparación es un elemento clave para abordar una reunión , para ellas debes llevar si es posible tus ideas iniciales previamente redactadas y revisadas incluyendo material gráfico de apoyo y prototipos. Se debe tener una idea clara del mercado que rodea la actividad del cliente , sus competidores etc .Prepárate para argumentar tus ideas en cara a las preguntas de tu cliente. Asegúrate de que el sitio de la reunión tenga las condiciones adecuadas para presentar tus ideas , tales como computadoras, pizarras , equipos de proyección y conexión de wifi.

Toma notas

Asegúrate de tomar notas de los puntos principales de la reunion , haz un seguimiento de esta basado en tu agenda , escribe las nuevas ideas que surjan para darles seguimiento en reuniones posteriores , incluye detalles de la información suministrada por el cliente. si no es posible tomar notas en el momento , hazlo apenas concluya la reunión , para que no se escape ningún detalle de lo conversado.

Designa responsables del seguimiento de los puntos tratados en la reunión, establece si es posible fechas de comienzo y culminación de las tareas de cada grupo de trabajo.

El uso de material de apoyo como diapositivas , presentaciones y pizarras para anotar los cronogramas y puntos tratados facilitara el proceso de seguimiento de la reunión y permitirá una mejor retención en los asistentes de las ideas tratadas , si es posible echarles mano no dudes en utilizar estos recursos.

Envía un sumario de la reunión

Al concluir la reunión asegúrate de tener los datos de contacto de todos los asistentes incluyendo su dirección de correo electrónico , es vital para los asistentes tener un registro de los puntos conversados en la reunión , nuevas ideas , responsables de seguimiento de cada tarea y tiempos de ejecución de las mismas y cualquier otra acción necesaria para realizar el proyecto.

Recuerda mantener siempre una imagen profesional y una actitud positiva , mantener tus conversación dentro de la agenda propuesta , prepárate previamente , toma notas , dale seguimiento a las tareas propuestas y tomate un tiempo para preparar un sumario de lo conversado, de esta manera sobrevivirás las reuniones con tus clientes.

JML – abril 2015

Soy un Profesional de la ingeniería con experiencia en la planificación, gerencia y construcción de proyectos multidisciplinarios involucrados en el sector construcción y telecomucaciones teniendo como objetivo central el de desarrollar mi carrera profesional aplicando mis conocimientos y aptitudes orientados al desarrollo e implementación exitosa de proyectos. Gerencia de proyecto, planificación ,diseño y elaboración de ingeniería de detalle, construcción y activación de proyectos de redes de CATV, HFC (hibrid fiber-coaxial) ,SDH y Fibra óptica en canalización aérea y subterránea.
Desarrollador web de sitios web basados en tecnologías de software libre: PHP, MySQL,HTML, WordPress,Joomla, Magento, Js.
Bilingue (español e ingles), Libre Pensador y Apasionado corredor de asfalto y montaña.